Uw privacy is voor ons van het grootste belang. Wij leveren de nodige inspanningen om de gegevens van o.a. onze patiënten, leveranciers, werknemers en andere contactpersonen te beschermen tegen verlies, lekken, fouten, onterechte toegangen of onrechtmatige verwerkingen. Deze privacy policy heeft betrekking op alle diensten die wij verstrekken en op alle activiteiten die wij uitvoeren. Wij respecteren de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG” of “GDPR”) en de Belgische regelgeving inzake bescherming van persoonsgegevens.
o2 Clinic (praktijk) BV is verantwoordelijk voor het verzamelen, beheren en verwerken van de persoonsgegevens die u met ons gedeeld heeft. Gevestigd te Ringlaan 51, 2600 Berchem, BE0607945322, hierna “o2 Clinic”, “wij”, “ons” of “verwerkingsverantwoordelijke” genoemd.
Als verwerkingsverantwoordelijke behouden we ons het recht om deze privacy policy op elk moment te wijzigen.
Wij verzamelen diverse soorten persoonsgegevens voor verschillende doeleinden, voornamelijk voor het verstrekken van de gezondheidszorg, de opvolging van patiëntendossiers, de optimale navigatie van de website en bepaalde marketingdoeleinden.
Voor onze kliniek doen wij dit, zodat u met plezier en gemak en in alle veiligheid gebruik kunt maken van onze (online) diensten. Uw privacy wordt gewaarborgd.
Persoonsgegevens worden verwerkt op basis van artikel 9 van de GDPR:
Deze gegevens splitsen we verder op als volgt:
Wij beveiligen uw gegevens volgens algemene standaarden die gangbaar zijn in de industrie. Waar mogelijk trachten wij uw gegevens te anonimiseren of passen wij speciale technische maatregelen toe, zodat deze gegevens niet naar u herleidbaar zijn.
In de volgende noodzakelijke gevallen zullen wij uw gegevens moeten verwerken om onze diensten zo goed mogelijk uit te kunnen voeren:
1. Wanneer dit noodzakelijk is om een dienst te kunnen leveren, bv. in het kader van uw patiëntendossier, planning van operaties, uw operatie zelf, de opvolging nadien enz.
2. Wanneer u uw gegevens met ons heeft gedeeld en ons hiervoor de toestemming heeft gegeven, bv. in de volgende gevallen:
3. Wanneer de wetgeving ons verplicht om uw gegevens op te vragen en te verwerken. Afhankelijk van wat u met ons deelt, kunnen wij de persoonsgegevens o.a. gebruiken voor de volgende doeleinden:
Afhankelijk van wat u met ons deelt, kunnen wij de volgende persoonsgegevens opslaan en verwerken:
Deze gegevens worden gebruikt om medische dossiers, medische opvolging, facturatie, administratie en/of communicatie te kunnen verwezenlijken.
Daarnaast houden wij de persoonsgegevens bij die u ons (schriftelijk of mondeling) meedeelt, die volgen uit tests en die wij zelf verzamelen, zoals publiek beschikbare gegevens op het internet of bij het nakijken van referenties.
Deze persoonsgegevens worden op verschillende plekken binnen o2 Clinic verwerkt, opgeslagen en gebruikt om onze diensten optimaal uit te kunnen voeren.
Alle bovenstaande persoonsgegevens kunt u zelf met ons delen via e-mail, telefoon, wanneer u gebruik maakt van onze tablet in de kliniek, of door deze te delen met ons personeel. Registreren is, wanneer u een formulier via de tablet of aan de receptie invult, niet noodzakelijk.
Het kan ook voorkomen dat wij u vragen of u interesse heeft om onze nieuwsbrief te ontvangen. Na uw akkoord kunnen onze medewerkers uw gegevens invoeren en u als nieuwsbriefabonnee of als “member” aanmelden. U kunt uzelf aanmelden via onze websites of apps, maar als extra service doen onze medewerksters dit graag voor u. Wanneer u zich aanmeldt, bent u vanaf dat moment altijd als eerste op de hoogte van het laatste nieuws, aanbiedingen en noodzakelijke info in en over de kliniek. Het is ten allen tijde mogelijk u opnieuw uit te schrijven voor deze nieuwsbrief.
Ook wanneer u onze website bezoekt, hebben wij een aantal noodzakelijke persoonsgegevens nodig. Goed om vooraf te weten dat wij gebruikmaken van een beveiligde SSL-verbinding wanneer u op onze website surft. Uw naam, adres en betaalgegevens zijn noodzakelijk voor het verwerken en afhandelen van uw registratie, offerteaanvraag of boeking van een afspraak, behandeling of operatie. Uw geslacht (zowel uw geslacht van bij de geboorte als uw gewenst geslacht) verwerken wij om uw dossier correct te kunnen opstellen en u persoonlijk te kunnen adresseren. De geboortedatum gebruiken wij ter confirmatie dat u al dan niet minderjarig bent. Het e-mailadres en telefoonnummer gebruiken wij om u te informeren betreft uw registratie, afspraak, operatie enz. Gelieve tijdens uw transitie steeds dezelfde naam en het e-mailadres te gebruiken om verwarring of administratieve problemen te vermijden. Als u ons toestemming heeft gegeven, sturen wij u ook periodiek een nieuwsbrief toe per e-mail.
Voor onze kliniek, hebben wij een aantal apps in gebruik (bv. Freshdesk, Little Hotelier, ScheduleOnce, Jotform, Infusion Soft, Trello enz.). Afhankelijk van de app vragen wij u om bepaalde persoonsgegevens met ons te delen.
Deze gegevens zijn nodig om uw boekingen te registreren (bv. een consultatie, een operatie, uw verblijf enz.). Uw naam en e-mailadres zijn noodzakelijk voor het aanmaken van uw account. U kunt deze informatie zelf invoeren op de website of in de app. Ook in de kliniek kunnen onze medewerkers u helpen om een account aan te maken en u naar uw gegevens vragen. Na uw toestemming voeren zij deze gegevens in ons systeem. Uw geboortedatum gebruiken wij ter controle dat u niet minderjarig bent. Wanneer alle gegevens zijn ingevoerd, dan wordt er een uniek identificatienummer voor u aangemaakt. Tevens gebruiken wij deze gegevens om een database op te bouwen waar wij analyses op kunnen uitvoeren betreffende onze aangeboden procedures en dienstverlening. Ook krijgt u, als u ons toestemming heeft gegeven, gepersonaliseerde e-mails met voor u relevante informatie op basis van uw interesses.
Onze merken maken gebruik van diverse social media kanalen. Deze kanalen gebruiken wij voor contact met onze klanten en diverse marketingdoeleinden. Op een aantal social media kanalen kunnen wij bepaalde persoonsgegevens inzien. De volgende social media kanalen zijn bij ons in gebruik:
Deze persoonsgegevens slaan wij niet op, en we zijn hier ook niet verantwoordelijk voor. U bepaalt zelf wat u met ons deelt. U kunt zelf uw gegevens in de privacyinstellingen van het betreffende social media platform aanpassen. Bij het gebruik van deze platformen bent u niet aan onze privacy policy gebonden, maar aan die van het social media platform.
In de meeste gevallen wordt onze klantenservice gecontacteerd omtrent vragen, klachten, betalingen en/of annuleren of aanpassen van boekingen. Mocht u contact opnemen met onze klantenservice, dan vragen wij u om een aantal persoonsgegevens met ons te delen. Afhankelijk van wat uw vraag is, kunnen wij, bijkomend aan de vermelde gegevens in punt 3, informatie opvragen.
Om u beter van dienst te kunnen zijn, is de informatie nodig om uw gegevens op te kunnen zoeken. In het geval van een terugbetaling hebben wij uw naam en rekeningnummer nodig. Het e-mailadres en/of telefoonnummer registreren wij zodat wij eventueel contact met u op kunnen nemen. Ook kunnen wij deze gegevens later gebruiken om na te gaan of u naar tevredenheid bent geholpen tijdens uw contact met onze klantenservice.
Wij verzamelen automatisch gegevens als u gebruik maakt van onze website, apps en social media kanalen. Als u gebruik maakt van een van deze (online) diensten, dan kunnen wij gegevens opslaan die al dan niet direct tot u herleidbaar zijn, namelijk:
Hoe wij uw persoonsgegevens exact beschermen, kunnen wij niet prijsgeven om misbruik of gerichte aanvallen te voorkomen. Wij implementeren zowel passende technische als organisatorische maatregelen die voldoen aan de huidige stand der techniek om uw persoonsgegevens te beschermen. Daarbij doen we het nodige om al deze zaken te verzekeren.
De volgende departementen hebben toegang tot uw gegevens:
De lijst met betrokken personen per categorie wordt bijgehouden door de toezichthoudende autoriteit. In ieder arbeidscontract staat opgenomen dat iedere betrokkene het vertrouwelijk karakter van de betrokken gegevens in acht neemt.
Allereerst zijn wij gebonden aan de Belgische, Nederlandse en Europese wetgeving omtrent het delen van persoonsgegevens met dienstverleners en derde partijen. Wij delen uw gegevens met derde partijen die een rol spelen in het uitvoeren van onze dienstverlening, denk hierbij bijvoorbeeld aan het verwerken van uw boekingen, afspraken, behandelingen en operaties. Daarnaast kunnen wij uw gegevens ook uitwisselen met andere partijen die door ons zijn ingeschakeld om onze services en onze marketingactiviteiten te verbeteren.
Met alle verkregen persoonsgegevens, gaan wij vertrouwelijk en met de grootste zorgvuldigheid om. Alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de dienstverlening en/of het marketingdoel, zullen wij delen met onze partners. Om deze gegevens niet meer tot u te kunnen herleiden, anonimiseren wij ze voor u waar mogelijk en vindt het delen alleen plaats via beveiligde kanalen. Zo waarborgen wij uw privacy.
Uw persoonsgegevens hebben een uiterste vervaldatum. Wij maken hierbij een onderscheid tussen verschillende soorten gegevens en informatie. Alle gegevens worden maar zo lang bijhouden als nodig voor de hierboven beschreven verwerkingsdoeleinden. Daarbij zijn onder meer de volgende bewaringstermijnen van toepassing:
Medische, fiscale, sociale of legale gegevens (die al dan niet deel uitmaken van documenten) houden wij zo lang bij als wettelijk verplicht, vermeerderd met een periode van 1 jaar. Dit laat ons toe om de gegevens op een correcte manier uit onze systemen en archieven te verwijderen.
In een aantal gevallen, bijv. wanneer u ons vraagt om niet meer gecontacteerd te worden door ons, kunnen wij uw kerngegevens gedurende 36 maanden opslaan in een “niet-contacteren” bestand, teneinde te vermijden dat u in deze periode toch door ons gecontacteerd wordt.
Gegevens die het voorwerp uitmaken van een geschil of waarvan redelijkerwijze aangenomen kan worden dat ze in een geschil gebruikt moeten worden, worden zolang bijgehouden als nodig om ze aan te wenden in dat geschil.
U heeft te allen tijde het recht om toegang te krijgen tot de gegevens die wij over u hebben verzameld (recht op inzage), u kan deze laten verbeteren, aanvullen (recht op rectificatie) of wissen (recht op vergetelheid), u kan een beperking van de verwerking van de gegevens vragen of zich verzetten tegen geautomatiseerde besluitvorming. Indien u dit wenst, kan u vragen om uw gegevens over te kunnen dragen aan een derde partij (recht op dataportabiliteit). Daarvoor kunt u contact opnemen met N. Hermans via officemanager@o2clinic.be.
U heeft na de gegevens met ons gedeeld te hebben, te allen tijde het recht om deze gegevens in te zien, te wijzigen, over te dragen, mee te nemen of zelfs te verwijderen als de wet dat toelaat, zoals elders in deze Privacy Policy nader toegelicht. Mocht u dit verzoek bij ons indienen, dan trachten wij dit te realiseren binnen één maand na het verzoek. Wij nemen contact met u op als dit niet haalbaar is en verlengen deze termijn met maximaal twee extra maanden.
Tot slot heeft u steeds het recht om klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsauthoriteit, indien u van mening bent dat wij niet voldoende zorgvuldig met uw gegevens omgaan.
Mocht u besluiten om gebruik te maken van uw bovenstaande recht(en), dan kunt u dit doen via onze websites en apps. Mocht u hier problemen ondervinden (u kunt bv. niet meer bij uw gegevens of u kunt deze niet zelf aanpassen), dient u dan een verzoek in bij onze klantenservice. Hier geeft u aan wat u wilt doen met uw persoonsgegevens. U kunt dit opnemen met N. Hermans via officemanager@o2clinic.be.
Als u bent aangemeld voor onze nieuwsbrief, dan kunt u te allen tijde uzelf afmelden. U vindt onderaan de nieuwsbrief de knop “afmelden”. Klikt u hierop, dan kunt u zich eenvoudig afmelden. U ontvangt dan onze nieuwsbrief niet meer, tenzij u uzelf opnieuw aanmeldt.
Wij zijn verplicht om alleen persoonsgegevens te verwerken van minderjarigen na toestemming van ouder of voogd. Mochten wij erachter komen dat er toch persoonsgegevens van minderjarigen worden verwerkt, dan zullen wij deze gegevens binnen één maand na ontdekking verwijderen tenzij wij vanuit de wet verplicht zijn deze gegevens te bewaren.
Deze website maakt gebruik van cookies, omdat wij op die manier de surfervaring van onze bezoekers verbeteren. Cookies zorgen ervoor dat onze website beter functioneert en beter is afgestemd op uw voorkeuren. Als u verder surft, geeft u ons toestemming om cookies te gebruiken.
Cookies zijn kleine, eenvoudige tekstbestandjes die uw computer of mobiele apparaat opslaat wanneer u gebruik maakt van onze websites. U kunt zelf bepaalde cookies accepteren of weigeren wanneer u op onze websites terecht komt. Cookies gebruiken wij om u alle functionaliteiten aan te bieden. Daarnaast maken wij het door middel van cookies u zo makkelijk mogelijk om bijvoorbeeld een bestelling te plaatsen. Ook gebruiken wij de cookies om te analyseren voor marketingdoeleinden. Weigert u het gebruik van cookies, dan kan het zijn dat een aantal functies binnen de website niet beschikbaar zijn. Cookies hebben over het algemeen een uiterste houdbaarheidsdatum en worden automatisch verwijdert wanneer het niet meer geldig is. Afhankelijk van de cookie wordt het direct na de sessie verwijdert, terwijl een andere cookie een langere tijd op uw computer kan worden bewaard.
Door gebruik te maken van cookies en andere technieken zorgen wij er bijvoorbeeld voor dat:
Er bestaan verplichte, functionele en analytische of statistische cookies, alsook advertentie en social media cookies. U kunt zelf aangeven of u alleen verplichte cookies wilt gebruiken, of ook de andere soorten.
Wij maken voor het bijhouden van de statistieken van onze website gebruik van Google Analytics (anoniem), een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google. Onze website maakt gebruik van YouTube, Instagram, Facebook en andere externe diensten. Deze externe diensten kunnen cookies plaatsen om bepaalde gegevens vast te leggen, bijvoorbeeld om het klikgedrag van bezoekers te analyseren.
Deze cookies zijn noodzakelijk om u een werkende website aan te kunnen bieden. Ze helpen u bijvoorbeeld bij het navigeren en doorzoeken van de website. Dit zijn cookies die alleen tijdens een specifiek bezoek worden opgeslagen.
Functionele cookies zorgen ervoor dat onze website correct functioneert. Met analytische cookies verzamelen wij statistieken van de gebruikers van onze websites. Door het gebruik te meten, kunnen wij onze websites blijven verbeteren en optimaliseren.
Voorbeelden van functionele cookies op onze website:
Onze cookies:
Voorbeelden van analytische of statistische cookies op onze websites:
Onze cookies:
Met advertentiecookies zijn wij in staat om u (via derden) een relevante advertentie / aanbieding te kunnen tonen op het juiste moment. Met behulp van deze cookies zorgen wij er ook voor dat u niet te vaak een advertentie te zien krijgt. Wij streven ernaar alleen advertenties te tonen als wij denken dat deze voor u interessant is.
Voorbeelden van advertentie cookies op onze websites:
Social media cookies maken het mogelijk items/producten te delen op social media, onze pagina’s te volgen of liken en stellen onze klantenservice in staat met u te chatten als u dat wenst.
De social media cookies worden toegepast als u klikt op één van de social media icoontjes.
Voorbeelden van social media cookies op onze website:
Voorbeelden:
De meeste internetbrowsers bieden de mogelijkheid om cookies van uw harde schijf te verwijderen. U kunt cookies ook op voorhand weigeren of u kunt aangeven dat u een waarschuwing wilt ontvangen voordat ze worden geplaatst. Raadpleeg de instructies of de help-functie van uw internetbrowser voor meer details. Gelieve er rekening mee te houden dat het blokkeren van bepaalde cookies de correcte werking van onze websites verhindert.
In onze kliniek wordt gebruikt gemaakt van camerabewaking. De camera’s worden gebruikt om de veiligheid van onze klanten, personeel en goederen te waarborgen. Hiervoor kan het dus voorkomen dat u wordt gefilmd, dat beelden worden opgenomen en tijdelijk bewaard.
De bewaartermijn is nooit langer dan één maand, behalve als de opgenomen beelden een bijdrage kunnen leveren tot het bewijzen van een misdrijf, van schade of van overlast of tot het identificeren van een dader, een verstoorder van de openbare orde, een getuige of een slachtoffer.
Wij zullen de privacy policy updaten op het moment er veranderingen plaatsvinden in onze dienstverlening en/of op basis van feedback vanuit onze klanten. Aan het eind van dit document is de versiedatum te vinden waarbij de policy voor het laatst is bijgewerkt. Wij raden aan om periodiek deze policy in te zien, zodat u op de hoogte blijft hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan. Indien wij belangrijke wijzigingen zouden aanbrengen in onze Privacy Policy, dan zullen wij u hierover ten gepasten tijde inlichten.
Versie: 22.02.2022
